Datenschutzerklärung

1. Welche Daten wir erheben

Von Ihnen bereitgestellte Daten

• Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Unternehmensdaten und berufliche Position
• Nachrichten und Kommunikation mit unserem Team
• Zugangsdaten und Präferenzen
• Zahlungsinformationen (sicher verarbeitet durch externe Anbieter)

Automatisch erhobene Daten

• IP-Adresse und Geolocation-Daten
• Browsertyp, Betriebssystem und Geräteinformationen
• Besuchte Seiten und Verweildauer auf der Website
• Verweisquelle und Suchbegriffe
• Cookies und ähnliche Tracking-Technologien

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf Grundlage der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO genannten Tatbestände. Je nach Zweck greifen unterschiedliche Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bearbeitung von Kontaktanfragen, Angebotserstellung, Erbringung der vereinbarten Leistungen sowie vorvertragliche Maßnahmen auf Ihr Ersuchen.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Website-Analyse, Sicherheit der Infrastruktur, Betrugsprävention sowie Verbesserung unserer Dienste. Unser berechtigtes Interesse besteht an der wirtschaftlichen und sicheren Erbringung unserer Leistungen sowie an einer stabilen Website.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Soweit Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, insbesondere für nicht-essentielle Cookies oder etwaige Marketingkommunikation. Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Einhaltung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie sonstiger gesetzlicher Vorgaben.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verwenden Ihre Daten, um:

• unsere Datenpipeline- und Automatisierungsdienste bereitzustellen und zu betreiben
• Anfragen zu bearbeiten und Daten auszuliefern
• mit Ihnen über unsere Dienstleistungen zu kommunizieren
• Website und Serviceangebot zu verbessern
• Nutzungsmuster zu analysieren und Performance zu optimieren
• Betrug zu verhindern und Servicesicherheit zu gewährleisten
• rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen

4. Quellen und Scraping (Art. 14 DSGVO)

SIÁN OÜ erbringt Scraping- und Datenintegrationsdienste. Diese Verarbeitung richtet sich ausschließlich auf öffentlich zugängliche unternehmensbezogene Daten (z. B. Firmennamen, veröffentlichte Geschäftsadressen, öffentliche API-Inhalte, Stellenanzeigen, Produktlistings) im Auftrag unserer Geschäftskunden.

Soweit dabei im Einzelfall personenbezogene Daten aus öffentlichen Quellen erhoben werden (z. B. namentlich genannte Ansprechpartner auf Unternehmenswebsites), gelten die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO. In diesen Fällen:

• stammen die Daten aus der jeweils angegebenen öffentlichen Quelle (typischerweise die Website des betroffenen Unternehmens oder öffentliche Register),
• ist unser Kunde (Auftraggeber) Verantwortlicher für die weitere Verarbeitung, SIÁN OÜ handelt insoweit als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO,
• erfolgt die Information der betroffenen Personen nach Art. 14 Abs. 3 DSGVO durch den Auftraggeber im Rahmen der Erstkontaktaufnahme, spätestens jedoch innerhalb eines Monats.

Für die Nutzung unserer Website selbst (Kontaktformular, Blog, Analyse) erheben wir keine Daten aus Drittquellen — alle Angaben stammen direkt von Ihnen oder werden bei Ihrem Besuch automatisch erzeugt.

5. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Wir setzen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung für natürliche Personen im Sinne des Art. 22 DSGVO ein.

Die von uns eingesetzten KI-gestützten Verfahren (z. B. Datenanreicherung, Kategorisierung, automatisierte Vorbereitung von Antwortentwürfen) dienen ausschließlich der internen Vorbereitung geschäftlicher Prozesse unserer Kunden. Finale Entscheidungen — insbesondere bezüglich Vertragsabschluss, Preisgestaltung oder Kundenansprache — werden stets durch menschliche Mitarbeiter getroffen.

6. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

• SSL/TLS-Verschlüsselung bei der Datenübertragung
• Sichere Speicherung mit Verschlüsselung im Ruhezustand
• Regelmäßige Sicherheitsaudits und Schwachstellenanalysen
• Zugriffskontrollen und Authentifizierungsmechanismen
• Schulung von Mitarbeitern zum Datenschutz

7. Drittanbieter

Wir geben Ihre Daten ggf. an vertrauenswürdige Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb unseres Unternehmens unterstützen:

• Zahlungsabwicklung: Wise für internationale Zahlungen und Banküberweisungen
• Hosting: Hostinger für VPS-Infrastruktur und Website-Hosting
• E-Mail: Google Workspace (Gmail) für geschäftliche Kommunikation

Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten zu schützen und sie nur zur Erbringung ihrer Leistungen für uns zu verwenden. Entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge gemäß DSGVO sind abgeschlossen.

8. Website-Analyse (Umami)

Wir betreiben eine selbst gehostete Umami-Instanz unter analytics.sian-agency.online. Umami läuft ohne Cookies und ohne personenbezogene Tracking-IDs.

Erhoben werden aggregierte, nicht personenbezogene Nutzungsdaten: Seitenaufrufe, Verweildauer, Geräteklasse, Betriebssystem, anonymisierte Herkunftsregion. Eine Rückverfolgung auf einzelne Personen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung). Da Umami keine Cookies setzt und keine Geräte-IDs speichert, ist nach §25 Abs. 2 TTDSG keine Einwilligung erforderlich.

9. Datenschutzbeauftragter

Gemäß Art. 37 DSGVO besteht für uns keine Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten, da wir weder umfangreiche systematische Überwachungstätigkeiten durchführen noch in größerem Umfang besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten.

Für Datenschutzanfragen und die Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte direkt an: hello@sian-agency.online.

10. Ihre Rechte nach DSGVO

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem estnischen Datenschutzrecht stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht: Sie können eine Kopie Ihrer gespeicherten Daten verlangen
• Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen
• Recht auf Löschung: „Recht auf Vergessenwerden"
• Recht auf Einschränkung: Verarbeitung einschränken lassen
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
• Widerspruchsrecht: Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen
• Recht auf Widerruf: eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen
• Beschwerderecht: Beschwerde bei der estnischen Datenschutzaufsicht (Andmekaitse Inspektsioon) einlegen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter hello@sian-agency.online. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen, wie von der DSGVO vorgesehen.

11. Cookies und Tracking

Auf unserer Website setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies ein:

• NEXT_LOCALE — speichert Ihre Spracheinstellung (EN/DE), Laufzeit: 1 Jahr. Rechtsgrundlage: §25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (unbedingt erforderlich, keine Einwilligung nötig).

Unsere Reichweitenmessung über Umami (siehe Abschnitt 8) läuft ohne Cookies und ohne Geräte-IDs. Wir setzen keine Tracking-Pixel, keine Werbe-Cookies und keine Cross-Site-Tracker ein.

Cookies können Sie über Ihre Browsereinstellungen kontrollieren. Das Deaktivieren von NEXT_LOCALE kann dazu führen, dass beim nächsten Besuch die Sprache nicht mehr automatisch erhalten bleibt.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Konkret gelten folgende Richtwerte:

• Kontaktformular-Anfragen ohne anschließenden Auftrag: 24 Monate ab letztem Kontakt.
• Kundendaten im Rahmen einer aktiven Geschäftsbeziehung: Während der Vertragslaufzeit plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre nach Vertragsende, §257 HGB, §147 AO analog zu DE/EE-Handelsrecht).
• Webserver-Logs: 14 Tage.
• NEXT_LOCALE-Cookie: 1 Jahr ab letzter Aktualisierung (wird bei jedem Besuch erneuert).
• Umami-Analysedaten: aggregiert, unbegrenzt (nicht personenbezogen).

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen.

13. Internationale Datenübermittlungen

SIÁN OÜ hat seinen Sitz in Estland, einem EU-Mitgliedstaat. Ihre Daten werden vorrangig innerhalb des EU/EWR-Raums verarbeitet, was ein hohes Datenschutzniveau gemäß DSGVO gewährleistet.

Bei Übermittlungen außerhalb der EU/EWR (z. B. bei Nutzung bestimmter Drittanbieter) stellen wir geeignete Garantien sicher, etwa:

• von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln
• Übermittlungen in Länder mit Angemessenheitsbeschluss
• andere zulässige Übermittlungsmechanismen gemäß Art. 46 DSGVO

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie durch:

• E-Mail-Benachrichtigung bei wesentlichen Änderungen
• Hinweis auf unserer Website
• Aktualisierung des Datums „Stand" oben auf dieser Seite

15. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Ausübung Ihrer DSGVO-Rechte kontaktieren Sie uns bitte: